Privacyreglement

Per 01 juli 2008

Alle informatie over individuele cliënten wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen indien de cliënt daarvoor toestemming geeft, wordt informatie doorgegeven aan een opdrachtgever. Cliënten krijgen standaard bij de intake inzage in ons klachten- en privacyreglement.
Dijk & Van Emmerik draagt zorg voor de geheimhoudingsverplichting onder zijn directe personeel en derden die ingeschakeld zijn bij werkzaamheden van Dijk & Van Emmerik.
Wet WBP en SUWI zijn hierbij van toepassing.
Deze wetten houden in:
Een eigen privacyfunctionaris wordt aangesteld: een soort interne toezichthouder die kan worden aangemeld bij het CBP. Taken zijn: het opstellen, beheren en bewaken van het privacyreglement. Als privacyfunctionaris is de heer F. van Emmerik aangesteld.

Principes die gelden voor de verwerking van persoonsgegevens:

Er moet een goede reden zijn om persoonsgegevens te verwerken. Tevens moet de verwerking noodzakelijk zijn en er moet ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene zijn.
In eerste instantie moet het doel van verkrijging van de gegevens zijn vastgesteld. De doelbeschrijving moet duidelijk en gerechtvaardigd zijn.
De inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.
Op degene die de persoonsgegevens verwerkt rust de plicht om binnen redelijke grenzen een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van anderen te vermijden dan wel zo beperkt mogelijk te houden.
De betrokkene moet informatie worden verschaft over de verwerking van persoonsgegevens, zodat hij/ zij in de gelegenheid is over de ernst van de inbreuk een oordeel te vormen.
Degene die persoonsgegevens verwerkt dient dit te doen op een wijze die onnodige verspreiding van het gegeven tegengaat.
Degene die persoonsgegevens verwerkt dient dit op een behoorlijke en zorgvuldige manier te doen.
De betrokkene dient in de gelegenheid te worden gesteld om zijn rechten adequaat uit te oefenen.
In het geval van een klacht zal deze behandeld worden volgens het klachtenreglement.

Protocol gegevensverwerking:

Dijk & van Emmerik gebruikt het sociaal-fiscaalnummer als identificerend voor persoonsgegevens bij de communicatie binnen het SUWI-domein.
Bij de verwerking van gegevens is er continu aandacht voor juistheid en volledigheid van gegevens.
Voor communicatie en gegevensuitwisseling tijdens het reïntegratietraject wordt vormvrije toestemming aan de cliënt gevraagd. En tevens wordt zo nauwkeurig mogelijk aangegeven aan wie en welke persoonsgegevens worden verstrekt. Tenslotte wordt hierbij aangegeven met welk doel en welke periodiciteit deze worden verstrekt.
Dijk & Van Emmerik verstrekt slechts gezondheidsgegevens na geïnformeerde, schriftelijke toestemming van de betrokkene en voorzover dat noodzakelijk is voor diens goede medische begeleiding of reïntegratie.
Na afronding van het traject worden alle opgenomen persoonsgegevens betrekking hebbende op de cliënt 5 jaar bewaard. Na 5 jaar worden de persoonsgegevens verwijderd en vernietigd.
Betrokkenen hebben recht op informatie, inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens. Bij het veranderen van persoonsgegevens moet de verantwoordelijke binnen vier weken op het verzoek van de betrokkene reageren. Ook kan betrokkene bezwaar maken.

Klachtenreglement

De klachten kunnen mondeling of schriftelijk door de cliënt/ klager worden ingediend, hierbij gaat het om direct gedrag of uitlatingen van het personeel van Dijk & Van Emmerik en daarnaast om gedrag van derden die werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Dijk & Van Emmerik hebben verricht.
De klager krijgt binnen 2 weken een schriftelijke bevestiging van de klacht. In deze bevestiging wordt de klacht zo helder en duidelijk mogelijk beschreven. Hierin zijn datum, de feitelijke omschrijving van het incident en de persoon waarop het betrekking heeft van belang.
Indien er reeds langer dan een jaar is verstreken tot indiening van de klacht, hoeft deze niet te worden behandeld.
Bij het niet behandelen van de klacht wordt binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht de klager schriftelijk in kennis gesteld.
De behandeling van de klacht gebeurt door een andere persoon dan waar de klacht betrekking op heeft. (…)
De klager en diegene waar de klacht betrekking op heeft, worden in de gelegenheid gesteld hun visie op het gebeuren te geven en er wordt een schriftelijk verslag van het gesprek gemaakt. Dit wordt aan beide betrokkenen toegezonden.
Binnen vier weken wordt de klacht afgehandeld.
De klager krijgt schriftelijk en gemotiveerd de bevindingen van het onderzoek en wordt tevens op de hoogte gebracht over eventuele maatregelen naar aanleiding van de bevindingen.
Dijk & van Emmerik draagt zorg voor een registratie van het aantal ingediende klachten, de aard en getroffen maatregelen naar aanleiding van ingediende klachten. Deze registratie dient eens per kwartaal aan de opdrachtgever te worden gezonden.
De binnengekomen klacht wordt eerst ingedeeld naar indiener, en vervolgens naar categorie. Indieners zijn: Cliënten, opdrachtgevers en overigen. Categorieën zijn: betrouwbaarheid, deskundigheid, invoelend vermogen, klantvriendelijkheid, snelheid, toegankelijkheid, zorgvuldigheid en overige.