Je bent zeker niet de enige die onafgeronde taken op zijn of haar to-do-lijst houdt. Uit onderzoek van LinkedIn blijkt dat 63% van de professionals dit probleem ervaart. Maar welke taken op je lijst rond je dan wel af? Juist, de gemakkelijke taken die je ook nog eens concreet opgeschreven had. De reden dat je deze taken wel afrondt, is dat je hersenen dopamine aanmaken zodra jij een vinkje zet bij een afgeronde taak. Onbewust – of misschien wel bewust – zorg je er dus voor dat je de gemakkelijkste taken eerst afrondt, zodat je sneller dat vinkje kan zetten.
Stop met uitstellen! De psychologie achter een effectieve to-do-lijst
Je herkent het vast: je maakt ’s ochtends een to-do-lijst, maar aan het einde van de dag staan er nog allemaal taken op die je niet hebt afgerond. En morgen? Zelfde verhaal. Misschien heb je op dit moment zelfs wel een fraaie lijst voor je neus liggen met taken waarvan je wéét dat je er niet aan gaat beginnen. Gelukkig kan het ook anders. We leggen uit hoe je een to-do-lijst maakt die wél effectief is en vertellen je welke psychologie daarachter schuilgaat.
Hoe komt het dat to-do-lijsten vaak onafgerond blijven?
Taken afbreken
Ben je bezig met een klus, maar lukt het niet en besluit je daarom eerst even verder te gaan met een gemakkelijkere taak? Dan presteer je slechter bij het uitvoeren van de nieuwe taak. Ironisch genoeg ben je door je taak-switch dus nog langer bezig met je to-do-lijst.
Roy Baumeister, hoogleraar psychologie en E.J. Masicampo, assistent-professor psychologie aan Wake Forest University deden er onderzoek naar: mensen vinden het lastig als taken onafgerond zijn. Ze blijven er toch steeds aan denken, waardoor ze zich niet volledig kunnen concentreren op een nieuwe taak. Het is in een situatie als deze dus veel beter om eerst een plan op te stellen voor het afronden van de ingewikkelde taak alvorens je op een andere klus overstapt. Plannen geeft het brein namelijk rust.
Het ‘Getting things done’-systeem
David Allen beschrijft in zijn boek ‘Getting things done’ een uitgebreid systeem voor het opstellen van een to-do-lijst die werkt. Het vergt misschien iets meer werk dan het opstellen van een takenlijst zoals je gewend bent, maar het zorgt er wel voor dat je hem volledig afrondt. Allens systeem neemt stress weg door alles wat er op dat moment in je hoofd speelt, op te schrijven en te ordenen. De informatie die op dat moment niet relevant is, hoef je niet actief te houden in je werkgeheugen. Et voilà: je concentratie verbetert en je voltooit de taken die je moet en wilt uitvoeren.
Stappenplan voor een effectieve to-do-lijst
Tijd voor actie! Hoe maak je een effectieve to-do-lijst?
Stap 1: noteer alles (maar dan ook echt alles)
Noteer alles wat er momenteel in je hoofd gaande is; van het water geven van de planten en het bellen naar je ouders tot het opstellen van een strategisch businessplan.
Stap 2: bepaal bij welke categorie elke taak hoort
Bepaal vervolgens wat je met deze informatie moet doen. Is het informatie voor in je agenda, zoals het bezoeken van een evenement? Of is het iets dat hoort bij je privéleven, zoals het bellen van je ouders? Alle taken waar je op dit moment niet mee aan de gang gaat, zet je van je af door ze ergens anders in te plannen.
Stap 3: maak je taken concreet
Bij de derde stap maak je de gecategoriseerde taken concreet. De taken die je nu hebt opgeschreven, zijn hoogstwaarschijnlijk net iets te vaag geformuleerd, zoals ‘Beginnen aan PowerPoint’. Het is van belang dat je de taken concreet en simpel op je to-do-lijst zet. Als je dit niet doet, schuif je de taken sneller opzij en ontstaat het gevaar dat je toch eerst alle simpele taken af gaat maken. Zet er dus in dit geval ‘Eerste drie dia’s maken voor PowerPoint’ op.
Naast dat de taken concreet moeten zijn, mogen ze ook niet te groot zijn. Te grote taken kunnen overweldigend zijn, waardoor je ze sneller links laat liggen. Door de taken op te delen in sub-taken, geef je jezelf een beter overzicht van wat je moet doen en wat er daadwerkelijk mogelijk is op een dag.
Stap 4: maak je lijst niet te groot
Een andere valkuil bij het maken van een to-do-lijst is dat je er te veel taken op zet. Zorg ervoor dat je het aantal taken beperkt. In haar boek ‘The Art of Choosing’ legt Sheena Iyengar, hoogleraar management aan Columbia University, uit dat het brein maar zeven opties tegelijk aankan. Ook bij te veel taken op je lijst, neig je de simpele taken voorrang te geven. Met als resultaat een overschot aan ingewikkelde taken aan het einde van de dag, wanneer de meeste mensen toch al minder scherp zijn.
Stap 5: gewoon doen
Stap 5 is het belangrijkste van allemaal, namelijk gewoon doen! Nadat je alle stappen (liefst de dag van tevoren) hebt doorlopen, heb je een concrete to-do-lijst met behapbare taken. Nu moet je ergens aan beginnen en de taak volledig afronden en afvinken. Hoe dat moet, weet je waarschijnlijk zelf het beste. Het is jouw werk, tenslotte. Het is nu wel belangrijk om taken echt af te maken en je niet te laten afleiden door andere zaken. Dus: geen e-mailnotificaties (tenzij je werk is om zo snel mogelijk om nieuwe e-mails te reageren), geen telefoon, geen collega’s (tenzij je functie of taak juist om hen draait natuurlijk). Zoals we eind vorig jaar al schreven: zelfdiscipline kan ontzettend bijdragen aan effectiviteit en werkgeluk.
Meer weten over zelfmanagement en beter werken?
Met het bovenstaande stappenplan maak je een effectieve to-do-lijst. Wil je meer weten over het effectief plannen van je taken? Of over hoe je jouw werk zo inricht dat je er iedere dag voldoening uithaalt? Onze coaches kunnen je erbij helpen.