Productiever werken? Probeer de Pomodoro-methode

Begrijp me niet verkeerd: ik hou enorm van de veelzijdigheid in mijn werk. Maar regelmatig heb ik na een dag echt wel hard werken toch het gevoel dat ik weinig heb afgerond, terwijl mijn hoofd overloopt. En als ik zo rondvraag in mijn kennissenkring, ben ik niet de enige die dat regelmatig heeft.

In mijn vrije tijd luister ik tijdens het hardlopen graag naar podcasts, en toevallig kwam ik de podcast ‘Dingen Anders Doen’ van Lianne Keemink tegen. Een voorgelezen versie van haar boek, zeer herkenbaar, praktisch, leuk geschreven en op sommige vlakken erg inspirerend. Ze geeft tips over het aanpassen van gewoontes op velerlei gebieden, en hoe je kunt voorkomen dat je na een paar weken de handdoek weer in de ring gooit. Ook wijdt Keemink een hoofdstuk aan productiever werken. Ik zette het volume direct iets harder, want dit wilde ik goed horen.

Haar ‘geheim’: de Pomodoro-techniek. Dat is een timemanagement-methode, in de jaren 80 bedacht door de Italiaanse wetenschapper Francesco Cirillo. Hij werd zelf steeds afgeleid door zijn omgeving, verloor door de vele taken het overzicht en vertoonde nogal hardnekkig uitstelgedrag. Daar moest een oplossing voor komen. Francesco had een kookwekker, in de vorm van een tomaat (vandaar dus de naam pomodoro, wat tomaat betekent) en stelde die in op 25 minuten.

Uiteindelijk kwam dr. Cirillo tot een methode bestaand uit deze stappen:

1. Je pakt 3 blaadjes. Op de eerste schrijf je een ‘brain-dump’: alles wat er in je opkomt wat je nog moet doen schrijf je op deze lijst. Van administratieve zaken, een blog schrijven tot bijvoorbeeld de planten water geven, you name it. Op het tweede blad rangschik je de taken naar belangrijkheid/urgentie in verschillende ‘pomodoro’s’. De meest urgente taak doe je als eerste. Als een taak te groot is om deze in 25 minuten te doen, deel je hem op in kleinere blokjes. Als een taak te klein is, dus als je er korter dan 25 minuten over doet, probeer dan meerdere kleine taken bij elkaar te zetten waar je in totaal 25 minuten over denkt te doen.
2. Pak dan de timer op je telefoon (zet wel je notificaties uit of leg je telefoon zelfs helemaal weg), een oldskool kookwekker, een time timer of de online pomodoro timer. Zet je timer op 25 minuten en… GO! Omdat je weet dat je 25 minuten de tijd hebt, werk je extra gefocust en kan je de focus ook beter vasthouden. Als je wordt afgeleid doordat je iets anders te binnen schiet, of een collega komt naar je toe met een vraag, schrijf dit dan op het derde blaadje en bedenk/zeg dat je dat later oppakt.
3. Als de 25 minuten voorbij zijn, neem je 5 minuten pauze. Kijk dan als het even kan níet op je telefoon (tenzij het niet anders kan), maar ga wat te drinken halen, naar het toilet, loop even naar je collega die net in je focustijd naar je toekwam, of staar gewoon lekker uit het raam.
4. Als deze pauze voorbij is, ga je naar je volgende pomodoro (dus je zet weer de wekker), met een nieuwe taak of met dezelfde (dan ga je dus verder met waar je gebleven bent).
5. Als je 4 pomodoro’s hebt gehad, neem je 15/20 minuten pauze. Maak een ommetje, pak wat te eten, ga even kletsen, doe wat rek- en strekoefeningen etc.
6. Vergeet niet om telkens je taak af te vinken als die klaar is! Hoe lekker voelt dat? Dat komt door de extra shot dopamine, het geluksstofje in je hersenen dat wordt geactiveerd als je een taak afvinkt!

De 25 minuten worden gezien als standaard focustijd in deze Pomodoro-techniek, maar als het voor jou beter werkt om bijvoorbeeld 45 minuten focustijd aan te houden en 15 minuten pauze is dat ook helemaal prima. De wetenschap geeft namelijk niet echt uitsluitsel over de ideale of maximale concentratiespanne. Deze varieert erg van persoon tot persoon en de gemiddelden liggen ook nogal uit elkaar. Zoek dus vooral uit wat voor jou het beste werkt.

Hoewel de pomodoro-techniek al decennialang door velen met succes gebruikt wordt, is er maar weinig goed onderzoek naar gedaan. Collega Aimen Bayoumi en ik bekeken daarom de drie ‘werkzame bestanddelen’ van deze productiviteitsmethode: 1) prioriteren, 2) het minimaliseren van afleiding en 3) pauzes nemen.

Voor het nemen van pauzes is onder meer in dit onderzoek van de universiteit van Illinois wel duidelijk bewijs geleverd. Korte pauzes gaan tot op bepaalde hoogte het fenomeen ‘vigilance decrement’ tegen, ofwel het verminderen van focus op taken als je er langer mee bezig bent. En dat maakt je dus efficiënter.

En dan nu de hamvraag: heb ik zelf iets aan deze methode gehad, als officemanager zijnde? Het antwoord:

Ja en nee.

In mijn functie moet ik bijvoorbeeld ook mensen ontvangen, de telefoon opnemen en staat er vaak een collega aan mijn bureau met een verzoek, die meteen daarna ook weer een afspraak in moet. Dus ik werd toch regelmatig ‘gestoord’ tijdens het uitvoeren van een pomodoro-taak. Hier had ik echter al rekening mee gehouden, dus het frustreerde me niet. In zo’n geval probeerde ik daarna weer snel verder te gaan met de taak, wat niet altijd ging omdat er gewoonweg iets urgenters tussendoor kwam waar ik even mee bezig was.

Daarbij merkte ik ook dat ik de pauzetijd gebruikte om te checken of er nog urgente mails waren binnengekomen – wat natuurlijk ook niet de bedoeling is. Een mogelijke oplossing is tussendoor een blokje ‘mails afhandelen’ plannen en de pop-up-notificatie van binnenkomende mails uitzetten.

Maar er waren ook momenten dat ik wel ongestoord kon werken en dan werkt deze techniek super. Sterker nog: dit blog is tot stand gekomen doordat ik er een pomodoro-taak van had gemaakt! Ik merk dat ik echt gefocuster werk omdat ik weet dat ik ‘maar’ 25 minuten hoef te knallen en daarna mijn brein weer even rust kan gunnen. Daarbij is het voor het overzicht ook al een pluspunt om alle taken op te schrijven in de eerste ‘brain-dump’ en er daarna een planning van te maken. Al kost mij dit wel even voorbereidingstijd – iets wat ik niet altijd heb tijdens een werkdag.

Het inschatten van hoeveel tijd iets kost is ook nog een ontwikkelpunt. Als je dit vaker doet, raak je er waarschijnlijk vanzelf bedrevener in. Ik vind het verder wat omslachtig om drie losse blaadjes te gebruiken, zoals de methode voorschrijft. Eén schrijfblok/to-do-schift werkt ook en zo kun je taken eventueel nog terugzoeken.

Deze methode is ook erg geschikt voor buiten het werk, bijvoorbeeld bij het thuis opruimen/ schoonmaken en administratie bijwerken. Ook kinderen kunnen er baat bij hebben bij het maken van hun huiswerk en/of opruimen van hun kamer.

Hopelijk ben je geïnspireerd geraakt om deze techniek ook eens te proberen. Gebruik jij een timemanagement-methode? En hoe werkt die voor je? Ik hoor het heel graag van je in de comments op LinkedIn, Instagram, Facebook of Twitter!

En dan nu: tijd voor een korte pauze.

Lianne Keemink, Dingen Anders Doen (2020).

timemanagement.nl

Alejandro Lleras, Brief and rare mental “breaks” keep you focused: Deactivation and reactivation of task goals preempt vigilance decrements, March 2011 Cognition 118(3):439-443, DOI:10.1016/j.cognition.2010.12.007.

R.J. Dizon et al, The effects of pomodoro technique on academic-related tasks, procrastination behavior, and academic motivation among college students in a mixed online learning environment, Globus Journal of Progressive Education, Vol 11 / No 2 / Jul-Dec 2021.