Succesvol hybride werken: 5 krachtige tips vanuit de organisatiepsychologie

1 November, 2021 12:37

De transitie naar hybride werken is al jarenlang gaande, maar is door de coronacrisis in een stroomversnelling gebracht. Veel werknemers ervaren de voordelen van het (gedeeltelijk) thuiswerken en willen niet meer fulltime terug naar kantoor. En ook veel werkgevers hebben de kans gegrepen om (kantoor)werk voor eens en voor altijd aan te passen naar het hybride model. Een model dat ons werkleven – als we het goed inrichten – betekenisvoller, productiever én flexibeler maakt. Maar hoe ontwikkel je een hybride werkomgeving waarin iedereen in zijn element is? Wij geven je 5 krachtige tips vanuit de organisatiepsychologie.

1. Transitie? Creëer urgentie

Veranderingen waar je zelf niet voor kiest gaan altijd gepaard met gevoelens van onzekerheid, onbegrip of zelfs onrecht. Zorg daarom eerst voor urgentiebesef bij alle betrokkenen. Waarom moeten we eigenlijk veranderen en welke problemen worden met hybride werken opgelost? Kotter en Cohen benadrukken hierbij emotie als motor voor verandering (‘see-feel-change’) in plaats van alleen ratio en argumenten (‘analyse-think-change’). Je genereert urgentiebesef en energie bij  mensen door emoties als hoop, vertrouwen, optimisme en enthousiasme te stimuleren.

Natuurlijk kent hybride werken voordelen, maar na de coronacrisis snakken veel mensen juist ook weer naar intermenselijk contact met collega’s. Hoe krijgt dit ruimte in het hybride werken binnen de organisatie? Bespreek het met elkaar.

Betrek iedereen bij richtlijnen

Een one-size-fits-all-oplossing is niet voldoende als het gaat om het hybride kantoor. De voorkeuren van medewerkers kunnen namelijk nogal uiteenlopen. Uit een omvangrijke studie uit 2021 onder medewerkers van accountants- en belastingadviseurs-gigant PricewaterhouseCoopers kwam bijvoorbeeld naar voren dat:

  • 28% vijf dagen per week thuis wil werken
  • 35% de voorkeur geeft aan twee of drie dagen thuis
  • 10% naar vier dagen neigt
  • 10% één dag op kantoor wil werken
  • 8% elke dag op kantoor wil werken

Natuurlijk is het niet mogelijk honderd procent aan ieders voorkeuren te voldoen. Er zullen momenten zijn waarop er gelijktijdig of op dezelfde plek gewerkt moet worden. Maar door alle medewerkers te betrekken bij het ontwikkelen van afspraken en richtlijnen creëer je draagvlak en voorkom je dat er een gevoel van ongelijkheid op de werkvloer ontstaat. Ga als manager de dialoog aan met elke medewerker en/of neem als HR-afdeling interviews of enquêtes af. Houd iedereen goed op de hoogte van het besluitvormingsproces. Uiteindelijk worden de individuele en gezamenlijke invulling van het hybride werken onderdeel van het ‘psychologische contract’: alle formele en informele afspraken en verwachtingen tussen werknemer en werkgever (een term van Aukje Nauta).

3. Creëer vertrouwen onder en met je medewerkers

Uit de case van IBM hiernaast blijkt hoe belangrijk een veilig werkklimaat is wanneer je de transitie naar hybride werken maakt. Transparantie en openheid dragen hieraan bij, maar vooral vertrouwen is op meerdere manieren heel belangrijk. Een gebrek aan vertrouwen binnen en tussen teams kan leiden tot een tweedeling tussen mensen die meer thuis of juist meer op kantoor werken. Stimuleer, bouw en onderhoud een werkklimaat waarin iedereen zich veilig voelt om ideeën te delen en feedback te geven.

Bij werken op afstand kun je als leidinggevende niet anders dan meer op doelen en het resultaat gaan sturen – in plaats van op het specifieke werkproces (hoe er gewerkt wordt en hoe lang, hoeveel). Dat betekent ook dat je erop moet vertrouwen dat iedereen op zijn eigen manier deze resultaten weet te behalen. En dat je dus slechts kunt begeleiden bij de belemmeringen die iemand ervaart in het behalen van de doelen (en het aangeeft als deze niet bereikt worden). Vertrouwen is om deze redenen een onmisbare schakel in succesvol hybride werken.

Case IBM: hoe het niet moet

Wanneer je werknemers onvoldoende betrekt en er onderling niet genoeg vertrouwen is, kan het hybride werken behoorlijk mislopen. In de jaren 80 deed het Amerikaanse bedrijf IBM een poging die abrupt weer werd afgekapt. Het strikte hybride model dreef namelijk een wig tussen de thuiswerkers en de medewerkers die nog wel op kantoor werkten, waardoor er een verziekte en onhoudbare werkcultuur ontstond.

Ook een meer recente analyse door de Harvard Business Review uit 2017 wijst erop dat medewerkers op afstand sneller het gevoel kunnen hebben buitengesloten of zelfs gesaboteerd te worden. Hybride werken vraagt om een solide basis van vertrouwen tussen samenwerkingspartners.

4. Zorg voor een sterke missie en heldere verantwoordelijkheden

Onderzoek toont aan dat de meest effectieve en autonome teams een sterke missie en verantwoordelijkheden hebben. Om hierbij een eenvoudige parallel te trekken met de sport: winnen en helaas ook verliezen doe je samen, als team. Maar de keeper is meer verantwoordelijk voor het voorkomen van doelpunten en de spits voor het scoren van doelpunten. In een team met een krachtige missie en duidelijke verantwoordelijkheden werkt iedereen samen, maar ook effectief alleen en kan er op elk moment (asynchroon) gewerkt worden, wat handig is bij hybride werken, waar werktijd immers vaak vrijer ingevuld wordt. Deze manier van functioneren bevordert ook het wederzijdse vertrouwen dat, zoals we onder punt 3 noemden, een essentieel onderdeel is voor effectief hybride werken.

5. Meer ruimte voor communicatie en feedback

Wanneer je op kantoor werkt, heb je de mogelijkheid om non-verbale communicatie te gebruiken. Je spreekt medewerkers en collega’s bij het koffieapparaat over hun weekend en kunt aanvoelen wanneer iemand niet lekker in z’n vel zit. Bij thuiswerken heb je deze mogelijkheden niet. In de hybride werkplek is extra en (nog) duidelijk(er) communiceren via alle beschikbare kanalen daarom van groot belang: liever een bericht of telefoontje te veel dan te weinig. Het geven en ontvangen van feedback is hier een belangrijk onderdeel van. Medewerkers moeten het idee hebben dat hun feedback altijd welkom is en dat er naar ze geluisterd wordt. Een dienende attitude bij leidinggevenden kan hierbij een groot verschil maken, hierover lees je meer in dit blog over hybride werken en er zijn voor je medewerkers.

Kennispartners

De uitdagingen van de transitie naar hybride werken liggen dus niet alleen in de benodigde praktische aanpassingen en IT-infrastructuur, maar ook  in de manier waarop je nieuwe werkvormen implementeert en richtlijnen communiceert met je medewerkers. Schroom niet om zowel bij de praktische implementatie als in het bouwen van hybride werkvormen de hulp in te roepen van kennispartners. Een sparringsessie of gericht advies kan snel helderheid geven als een proces bijvoorbeeld vastloopt. Dijk & Van Emmerik helpt je graag bij deze transitie.

Meer weten of een afspraak maken? Neem contact met ons op via 020-609 7700 of receptie@dijkenvanemmerik.nl.

Bronnen

< Overstappen naar een ander beroep of branche? Zo pak je dat aan. Leidinggeven op afstand: ‘er zijn’! Maar wat is dat dan? >