Succesvol hybride werken: 5 krachtige tips vanuit de organisatiepsychologie

Veranderingen waar je zelf niet voor kiest gaan altijd gepaard met gevoelens van onzekerheid, onbegrip of zelfs onrecht. Zorg daarom eerst voor urgentiebesef bij alle betrokkenen. Waarom moeten we eigenlijk veranderen en welke problemen worden met hybride werken opgelost? Kotter en Cohen benadrukken hierbij emotie als motor voor verandering (‘see-feel-change’) in plaats van alleen ratio en argumenten (‘analyse-think-change’). Je genereert urgentiebesef en energie bij mensen door emoties als hoop, vertrouwen, optimisme en enthousiasme te stimuleren.

Natuurlijk kent hybride werken voordelen, maar na de coronacrisis snakken veel mensen juist ook weer naar intermenselijk contact met collega’s. Hoe krijgt dit ruimte in het hybride werken binnen de organisatie? Bespreek het met elkaar.

Een one-size-fits-all-oplossing is niet voldoende als het gaat om het hybride kantoor. De voorkeuren van medewerkers kunnen namelijk nogal uiteenlopen. Uit een omvangrijke studie uit 2021 onder medewerkers van accountants- en belastingadviseurs-gigant PricewaterhouseCoopers kwam bijvoorbeeld naar voren dat:

Natuurlijk is het niet mogelijk honderd procent aan ieders voorkeuren te voldoen. Er zullen momenten zijn waarop er gelijktijdig of op dezelfde plek gewerkt moet worden. Maar door alle medewerkers te betrekken bij het ontwikkelen van afspraken en richtlijnen creëer je draagvlak en voorkom je dat er een gevoel van ongelijkheid op de werkvloer ontstaat. Ga als manager de dialoog aan met elke medewerker en/of neem als HR-afdeling interviews of enquêtes af.

Houd iedereen goed op de hoogte van het besluitvormingsproces. Uiteindelijk worden de individuele en gezamenlijke invulling van het hybride werken onderdeel van het ‘psychologische contract’: alle formele en informele afspraken en verwachtingen tussen werknemer en werkgever (een term van Aukje Nauta).

Uit de case van IBM hieronder blijkt hoe belangrijk een veilig werkklimaat is wanneer je de transitie naar hybride werken maakt. Transparantie en openheid dragen hieraan bij, maar vooral vertrouwen is op meerdere manieren heel belangrijk. Een gebrek aan vertrouwen binnen en tussen teams kan leiden tot een tweedeling tussen mensen die meer thuis of juist meer op kantoor werken. Stimuleer, bouw en onderhoud een werkklimaat waarin iedereen zich veilig voelt om ideeën te delen en feedback te geven.

Bij werken op afstand kun je als leidinggevende niet anders dan meer op doelen en het resultaat gaan sturen – in plaats van op het specifieke werkproces (hoe er gewerkt wordt en hoe lang, hoeveel). Dat betekent ook dat je erop moet vertrouwen dat iedereen op zijn eigen manier deze resultaten weet te behalen. En dat je dus slechts kunt begeleiden bij de belemmeringen die iemand ervaart in het behalen van de doelen (en het aangeeft als deze niet bereikt worden). Vertrouwen is om deze redenen een onmisbare schakel in succesvol hybride werken.

Onderzoek toont aan dat de meest effectieve en autonome teams een sterke missie en verantwoordelijkheden hebben. Om hierbij een eenvoudige parallel te trekken met de sport: winnen en helaas ook verliezen doe je samen, als team. Maar de keeper is meer verantwoordelijk voor het voorkomen van doelpunten en de spits voor het scoren van doelpunten. In een team met een krachtige missie en duidelijke verantwoordelijkheden werkt iedereen samen, maar ook effectief alleen en kan er op elk moment (asynchroon) gewerkt worden, wat handig is bij hybride werken, waar werktijd immers vaak vrijer ingevuld wordt. Deze manier van functioneren bevordert ook het wederzijdse vertrouwen dat, zoals we onder punt 3 noemden, een essentieel onderdeel is voor effectief hybride werken.

Wanneer je op kantoor werkt, heb je de mogelijkheid om non-verbale communicatie te gebruiken. Je spreekt medewerkers en collega’s bij het koffieapparaat over hun weekend en kunt aanvoelen wanneer iemand niet lekker in z’n vel zit. Bij thuiswerken heb je deze mogelijkheden niet. In de hybride werkplek is extra en (nog) duidelijk(er) communiceren via alle beschikbare kanalen daarom van groot belang: liever een bericht of telefoontje te veel dan te weinig. Het geven en ontvangen van feedback is hier een belangrijk onderdeel van. Medewerkers moeten het idee hebben dat hun feedback altijd welkom is en dat er naar ze geluisterd wordt. Een dienende attitude bij leidinggevenden kan hierbij een groot verschil maken, hierover lees je meer in dit blog over hybride werken en er zijn voor je medewerkers.

De uitdagingen van de transitie naar hybride werken liggen dus niet alleen in de benodigde praktische aanpassingen en IT-infrastructuur, maar ook in de manier waarop je nieuwe werkvormen implementeert en richtlijnen communiceert met je medewerkers. Schroom niet om zowel bij de praktische implementatie als in het bouwen van hybride werkvormen de hulp in te roepen van kennispartners. Een sparringsessie of gericht advies kan snel helderheid geven als een proces bijvoorbeeld vastloopt. Dijk & Van Emmerik helpt je graag bij deze transitie.

Meer weten of een afspraak maken? Neem contact met ons op.

Lynda Gratton.  How to Do Hybrid Right. When designing flexible work arrangements, focus on individual human concerns, not just institutional ones.

Gert Jan Schop.  Acht veranderstappen van Kotter.

Paul Vallée. 10 practices of effective hybrid workforce leadership.

Leisa Reichelt. How to debug distributed teamwork, as suggested by new research.

Michelle McQuaid. Can You Build a Hybrid Work Environment in Which Everyone Thrives? An interview with work futurist Dominic. Price.

Joseph Grenny and David Maxfield. A Study of 1,100 Employees Found That Remote Workers Feel Shunned and Left Out.

Het Massaal Ontslag Nemen Is Begonnen. Kan hybride werken dit voorkomen?