Succesvolle offboarding: uit het oog, niet uit het hart

Tevreden oud-medewerkers zijn misschien wel de belangrijkste ambassadeurs van je bedrijf en dragen voor een groot deel bij aan het imago van je organisatie op de arbeidsmarkt. Wanneer je na een prettige samenwerking op een positieve manier afscheid neemt, is de kans groot dat medewerkers met een goed gevoel op hun periode als werknemer terugkijken én er ook op die manier over spreken. De manier waarop (oud-)medewerkers over je bedrijf praten, is van grote invloed op je employer brand. Voorkom dat iemand zich op iedere verjaardag boos of negatief uitlaat over de organisatie waar hij werkt(e), dit kan je merk namelijk flink schaden. Mensen uitzwaaien met goed gevoel kan je bedrijf daarentegen zomaar nieuwe klanten en het beste nieuwe personeel opleveren.

Matchen vanuit het netwerk

De oud-medewerker kent de diensten/producten en de organisatiecultuur immers van binnenuit en is daarom de uitgelezen persoon om iemand uit zijn of haar netwerk te matchen met een bepaalde functie. Of om aan potentiële klanten van harte aan te bevelen wat het bedrijf te bieden heeft. Met als resultaat: besparing op uitgebreide sollicitatieprocedures en omzet waar weinig acquisitie voor nodig was.

Uit onze eigen praktijk hebben we gelukkig ook voorbeelden. We komen op de werkvloer en digitaal nog regelmatig ex-collega’s tegen die doorverwijzen naar Dijk & Van Emmerik. Bas Schiebaan, tegenwoordig directeur bij De Personele Factor bijvoorbeeld: “Mijn tijd bij Dijk & Van Emmerik…behalve dat het absoluut het enige bureau is dat de zogenaamde Ballosti op het lunchmenu heeft staan, was ik zelf onder de indruk van de kwaliteit van mijn collega’s. En in mijn huidige rol als directeur HR schakel ik dan ook met plezier mijn ex-werkgever in.”

Een goed vertrek versterkt dus ambassadeurschap. Wat op zijn beurt weer zorgt voor een goed imago en met een beetje geluk voor ideale nieuwe werknemers en klanten. Een aantal tips voor een zo succesvol mogelijke offboardingsperiode:

De formele zaken die geregeld moeten worden, kun je het beste zoveel mogelijk standaardiseren. Dit scheelt veel tijd en zorgt ervoor dat je niks over het hoofd ziet. Denk hierbij aan het aantal overgebleven vakantiedagen, wat te doen met accounts binnen het bedrijf, afspraken over een eventueel concurrentiebeding, etc.

Het ontwikkelen en volgen van een formele offboardingprocedure voorkomt onduidelijkheid, stress en onnodig heen en weer gemail. Het biedt helderheid in een periode die toch al best intens kan zijn – of iemand nu vertrekt vanwege een mooie nieuwe uitdaging elders of dat het afscheid in meer of mindere mate onvrijwillig is.

Plan, nadat alle formele zaken geregeld zijn, een exit-enquête of -gesprek in. Het beste werkt een persoonlijk gesprek, liefst met een neutraal persoon zoals de HR-manager. In sommige gevallen praat dit vrijer en gemakkelijker. Het exitgesprek werkt twee kanten op: enerzijds kan de medewerker vertellen over zijn tijd in de organisatie en kunnen losse eindjes over het dienstverband worden opgelost. Anderzijds levert het gesprek feedback op over de zaken die verbeterd kunnen worden in de werkwijze en de cultuur van het bedrijf. Luister in het gesprek goed naar de (bijna) oud-medewerker en vraag waar nodig door.

Als de dag van vertrek is aangebroken, is het natuurlijk leuk om een persoonlijk afscheid te organiseren. Zeker wanneer een werknemer langer in dienst is geweest. Hoe je dit precies vormgeeft, kun je het beste met de vertrekkende medewerker zelf overleggen. Als reorganisatie of boventalligheid de reden is voor het afscheid zit een medewerker niet altijd te wachten op een ‘gezellige’ borrel met het hele bedrijf. Bepaal daarom in overleg of je kleine lunch, een etentje met het eigen team of een groot afscheidsfeest organiseert.

Persoonlijk presentje

Een persoonlijke attentie vanuit naaste collega’s als herinnering doet het ook altijd goed. Onze communicatieadviseur Judith kreeg bijvoorbeeld bij het afscheid van haar laatste werkgever waar ze als opleidingscoördinator werkte een ‘cursusboekje’ mee. Ditmaal zonder de cursusplanning en -inhoud, maar met persoonlijke foto’s en verhalen van haar collega’s. Hoewel een etentje natuurlijk super is en een formeler cadeau ook, doet zo’n persoonlijk presentje vanuit het team iemand misschien nog wel het meest.

Het komt voor dat er bij een vertrekkende medewerker boosheid, frustratie of verdriet speelt als het gaat om een onvrijwillig vertrek uit de organisatie. Dat is logisch en het is gezond dat deze emoties er mogen zijn. Als HR-professional ben wat dit betreft natuurlijk wel wat gewend, maar het blijft goed om je ervan bewust te zijn dat tegenslag niet automatisch de positiefste kant van de ander naar boven brengt. Dus blijf zelf rustig, luister naar wat de ander zegt, maar vat een eventuele boze reactie niet op als een persoonlijke aanval.

Het is natuurlijk niet aan de organisatie om werknemers te allen tijde gelukkig te maken of precies te voldoen aan wat medewerkers wensen, maar door de juiste dingen te doen vergroot je wel de kans dat een medewerker – ondanks de moeilijke situatie – merkt dat je hem wilt helpen. En dat wordt altijd, zij het soms wat later, op prijs gesteld. In re-integratietrajecten tweede spoor en outplacement werken we met deze emoties. In boosheid en gevoel van onrecht zit ook veel energie. Energie die iemand vervolgens in kan zetten om een nieuwe werkplek te vinden.

We noemden het al even onder punt 3: je kunt een medewerker die er niet vrijwillig voor gekozen heeft om afscheid te nemen helpen bij het vinden van een nieuwe baan, door hem of haar een outplacementtraject aan te bieden. Tijdens zo’n traject wordt de oud-medewerker op een professionele en efficiënte manier naar een nieuwe functie begeleid. De kans is groot dat de medewerker hierdoor met veel minder negatieve gevoelens op het afscheid terugkijkt.

Het is mogelijk om een outplacement aan te bieden vanuit de transitievergoeding en momenteel ook gedeeltelijk vanuit het crisisprogramma Nederland Leert Door. Meer weten over de do’s en don’ts van offboarding of over outplacement? Neem voor advies gerust contact op.